KAMIS, 02 APRIL 2020

MATERI KORESPONDENSI X OTKP

Assalamualaikum wr wb, 
Jumpa lagi bersama  BU DARYANI  atau BU ANIE, dalam acara  KBM  Daring  di rumah ajach  karena sedang wabah virus Corona.  SO,..KBM online hari ini  enjoy aja yaa.. tapi bertanggung jawab. Okee

Hari ini bu Anie menjelaskan tentang LANGKAH -LANGKAH DALAM DOKUMENTASI  Yuuuk... kita simak berikut ini

DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

 A.   PENGERTIAN DOKUMEN

Kata dokumen, baik menurut bahasa Inggris,  maupun bahasa Belanda tertulis dalam ejaan yang sama,yakni documen . Sedangkan menurut kamus umum Bahasa Indonesia, kata dokumen berarti : sesuatu yang tertulis atau yang tercetak,tergambar,terekam  yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.

 B. PENGERTIAN DOKUMENTASI 

  Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional. Dalam bahasa Inggris disebut documentation. Dalam bahasa Belanda disebut documentatie dan dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti. Di Indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diatur dalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

C. PERBEDAAN PENGERTIAN DOKUMENTASI DAN DOKUMEN

      1. Perbedaan kata dokumentasi dan dokumen

Dokumentasi dan dokumen merupakan dua istilah yang berbeda. Istilah dokumentasi difokuskan pada pengelolaan/kegiatannya, sedangkan istilah kata dokumen difokuskan pada bendanya/informasinya.

Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah, memelihara, serta menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang lebih bermanfaat. Sedangkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga yang dijadikan sebagai alat bukti atau untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

2.       Perbedaan dokumentasi dan dokumen

Untuk melihat lebih jelas perbedaan dokumentasi dan dokumen dapat dirumuskan sebagai berikut.

DOKUMENTASI	DOKUMEN
Difokuskan pada pengelolannya/kegiatannya	Difokuskan pada benda atau informasinya
Merupakan unit kerja	Tidak merupakan unit kerja
Bersifat aktif	Bersifat pasif
Isi dokumentasi bisa berupa dokumen, buku-buku, dan alat-alat audio visual	Isi dokumen terbatas pada informasi yang terdapat pada dokumen sendiri
Mengolah dan menyiapkan dokumen baru	Digunakan sebagai alat bukti
Menyiapkan keterangan untuk penelitan	Menunjang penelitian

D.   JENIS-JENIS DOKUMEN

Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan, rekaman, tulisan-tulisan, gambar situasi sebidang tanah, dan benda-benda berharga lainnya yang bertebaran diatas permukaan bumi sepanjang dapat dijadikan sebagai alat bukti atau pendukung suatu keterangan. Demikian banyak nya jenis dokumen, maka dokumen itu dapat ditinjau dari beberapa segi :

a. DITINJAU DARI PEMAKAINNYA

           Berdasarkan segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi empat macam,  

           yaitu:

1. Dokumen pribadi, dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.

 2.     Dokumen niaga, adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.

2     

3. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis.

          4. Dokumen pemerintah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai  

             alat   pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh:   UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara

b)        DITINJAU DARI NILAI GUNA

Ditinjau dari nilai kegunaanya, dokumen dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

1. Nilai Penerangan, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
2. Nilai perdagangan, merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.
3. Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.
4. Nilai historis, adalah surat-surat berharga yang dapat dijadikan alat pembuktian peristiwa penting peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu.

c)       DITINJAU DARI SUMBERNYA

Berdasarkan sumbernya dokumen dibedakan menjadi lima yaitu,

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, misalnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan pemerintah.
2. Dokumen yang bersumber dari swasta yang memiliki kekuatan hukum,  misalnya akta notaris, visum dokter.
3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, misalnya surat perjanjian, surat kontrak.
4. Aktivasi lembaga persurat kabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaledoskop.
5. Perseorangan, misalnya koleksi keramik Adam Malik.    

d). DITINJAU DARI FUNGSINYA  dokumen dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat dibedakan atas: Dokumen Aktif, Dokumen semi Aktif, Dokumen in Aktif.
2. Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

e ). DITINAJU DARI PENELITIANNYA 

Ditinjau dari penelitian, dokumen  dibedakan menjadi tiga macam yakni:

1. Dokumen primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitan langsung dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.
2. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.
3. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan liteartur, dan bibliografi.

Fungsi Dokumentasi

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

• Memberikan informasi tentang konten dokumen untuk pengguna
• Memberikan bukti dan data akurat tentang deskripsi dokumen
• Melindungi dan simpan konten fisik dan dokumen
• Menghindari kerusakan dokumen
• Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan untuk penelitian oleh para ilmuwan
• Mengembangkan kumpulan dokumen untuk negara dan negara
• Memberikan jaminan integritas dan keaslian informasi dan data yang terkandung dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Di perusahaan, ada banyak fungsi dokumentasi, termasuk:

• Sebagai memori perusahaan digunakan untuk menjaga agensi
• Membantu membuat keputusan, melaksanakan perencanaan dan melakukan pengawasan
• Digunakan sebagai alat bukti
• Digunakan sebagai referensi histori
• Penyedia informasi untuk keuangan, personalia dan hal-hal lain yang nantinya akan dibutuhkan oleh berbagai manajemen perusahaan
• Untuk tujuan pendidikan karyawan baru
• Untuk menjaga hubungan perusahaan dengan masyarakat, khususnya klien

Peran dan Tujuan Dokumentasi

Seperti disebutkan sebelumnya dalam penjelasan tentang pemahaman dokumentasi, tujuan dari kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh informasi, informasi tentang pengetahuan, dan bukti.

Beberapa peran dokumentasi termasuk:

• Membantu layanan di bidang dokumentasi
• Mempublikasikan jurnal publikasi dokumentasi
• Mengadakan konferensi seminar ilmiah
• Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
• Membuat dan mengembangkan metode pemrosesan dokumen
• Menbuat dan kembangkan katalog

Tugas dan Langkah-langkah Kegiatan Dokumentasi

• Mencari dan kumpulkan materi
• Mencatat dokumen dan proseskan
• Mempublikasikan dan bagikan dokumen (sesuai kebutuhan)
• Pengarsipan atau filling

Sumber : Drs. Slamet- Syahban Sutono . Surat Menyurat Jilid 1 Seti Aji Surakarta

                Dra. Cut Rozanna dkk. Surat Menyurat dan Komunikasi. Angkasa Bandung

               GuruAkuntansi.co.id

SILAKAN  UNTUK DI PRINT ATAU DISALIN DI BUKU KALIAN. 

SEBAGAI BUKTI KALIAN SUDAH BUKA DAN MEMBACA MATERI INI...KOMEN HADIR DI BAWAH INI YAAA.....

Misalnya : 1 Siti  no.20 X OTKP

OK....SELAMAT BELAJAR DI RUMAH

MERDEKA BELAJAR SEMOGA SI CORONA SEGERA BERLALU, KITA SEMUA SEHAT, KUAT..NEGARA INDONESIA SEHAT..AMAN. 

Wassalamualaikum Wr wb