MATERI KEARSIPAN KELAS X

Blog: daryanianie

 

Arsip Administrasi

Pengertian arsip

Menurut Etimologi

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

1. 3.    Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

 

 

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip dapat digolongkan atas berbagaI jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:  
 

A.  Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.  Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a.       Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

• Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

• Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.      Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Ø      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Ø      Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

            lembaga/instansi penciptanya. 

C. Berdasarkan sifat

  Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

D. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

E. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

      Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)

 

KORESPONDENSI KELAS X OTKP

BAB I

DASAR -DASAR KOMUNIKASI KANTOR

A.  PENGERTIAN KOMUNIKASI

      Komunikasi adalah suatu proses penyampaian berita atau informasi dari satu pihak ke pihak lain       dengan mempergunakan suatu sarana/lambang dengan tujuan untuk mendapatkan pengertian atau       pemahaman. 

B.  PROSES KOMUNIKASI 

     Suatu urutan  atau langkah-langkah dalam penyampaian berita dari komunikator kepada  

     komunikan dengan menggunakan media agar mendapatkan timbal balik

C. KOMPONEN ATAU UNSUR KOMUNIKASI 

     1. Komunikator /Sumber/Pengirim Pesan 

    2. Pesan (Message) 

    3. Encoding

    4. Media atau Saluran Komunikasi 

    5. Decoding

    6. Komunikan/Penerima pesan 

    7. Umpan Balik (Feedback) 

PENJELASAN POINT C

1. Komponen Komunikator

Komunikasi dapat berjalan efektif bila ada kepercayaaan dalam diri komunikator (self credibility) dan kepercayaan kepada komunikator mencerminkan pesan yang diterima komunikan dianggap benar serta sesuai kenyataan dan daya tarik komunikator (source attractiviness).

2. Komponen Komunikan

Seseorang dapat dan akan menerima pesan apabila dalam kondisi sebagai berikut:

1. Pesan dari komunikator benar-benar dimengerti oleh penerima pesan.
2. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan.
3. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk kepentingan pribadinya.
4. Mampu menempatkan diri saat menerima pesan baik secara mental atau fisik.

3. Komponen Pesan

      Pesan dapat berupa berita nasehat, bimbingan, dorongan, informasi dll.  

4.  MEDIA  

      Media merupakan sarana atau alat untuk menyampaikan informasi /pesan. Pesan                dapat   disampaikan  melalui verbal maupun non verbal.( lisan, tulisan maupun isyarat)

5. Komponen Umpan Balik

      Merupakan respon yang diberikan oleh komunikan terhadap pesan yang diterimanya. Umpan balik          dapat digunakan untuk mengukur besarnya informasi yang disampaikan dibandingkan dengan yang        diterima.

6. ENCODING : Proses dalam menyampaikan informasi, misalnya Bu Anie menyampaikan informasi                                   lewat lisan, tulisan, atau isyarat. berarti encodingnya pakai lisan, suara, tulisan.

7. DECODING    : Proses dalam menerima informasi, misalnya kalian menerima informasi                                  dari bu Anie lewat tulisan ( dengan penglihatan ) dari suara bu anie                                        (dengan pendengaran)

CONTOH PROSES KOMUNIKASI :

BU ANIE SEDANG MEMBERIKAN MATERI PELAJARAN KORESPONDENSI SECARA DARING KEPADA SISWA KELAS X OTKP

BILA DILIHAT KOMPONEN KOMUNIKASI SBB:

KOMUNIKATOR : BU ANIE karena Bu Anie orang yang menyampaikan informasi

KOMUNIKAN     : SISWA KELAS X OTKP karena Siswa orang yang menerima informasi

PESAN              :   Materi Pelajaran Korespondensi 

MEDIA               :  Pembelajaran Daring ( HP, Laptop),Video Pembelajaran, Medsos,Tatap muka,Tulisan 

TIMBAL BALIK  :  Siswa menjadi paham, mengerti dan menerima informasi dengan baik

ENCODING       ; Proses Bu Anie dalam menyampaikan informasi lewat tulisan (medsos) ataupun                                     suara  bila pakai  video

DEKODING      : Proses Siswa dalam menerima informasi.

                           Misalnya Informasi Tertulis berarti penerimaannya lewat Penglihatan

                           Misalnya Informasinya melalui Suara berarti penerimaannya lewat Pendengaran. 

Apakah sudah paham? tentang proses dan komponen komunikasi? Bila belum paham ataupun sudah paham silakan isi kolom komentar di bawah ini.  Sekarang tugas kalian membuat satu contoh proses komunikasi dan uraikan komponennya. Misalnya Ibu menyuruh saya segera mandi. 

Dari kalimat itu yang termasuk  Komponen Komunikasi sbb: 

Komunikator adalah ibu, 

Komunikan: Saya, 

Media: Lisan, 

Pesan: suruh Mandi, 

Encoding: Lisan, 

Decoding: pendengaran, 

Timbal Balik: Saya segera mandi.

SILAKAN  BUAT SATU KALIMAT PROSES KOMUNIKASI DAN URAIKAN KOMPONENNYA. TUGAS DITULIS DI DALAM PRESENSI KALIAN. 

SELAMAT BELAJAR DAN SUKSES

KEGIATAN PROTOKOLER KESEHATAN SMK BATIK 2 SURAKARTA

A. Pada dasarnya keprotokolan memiliki beberapa azas yaitu
     1. Azas Kebangsaan
     2. Azas Ketertiban dan Kepastian Hukum
     3. Azas Timbal Balik

     Dari tayangan video di atas, apakah kegiatan protokoler kesehatan di SMK Batik 2  sudah          
     memenuhi  ketiga azas tersebut? Silakan disimak lagi yaaa


B. Dalam kegiatan keprotokolan terdapat  5 fungsi  Protokol yaitu:
    1. Fungsi Perencanaan
    2. Fungsi  Pengorganisasian
    3. Fungsi Pengawasan
    4. Fungsi Pengkoordinasian
    5. Fungsi Pengambilan Keputusan


C. Aktivitas lingkup Protokol terdapat 5 hal yang harus dipahami
     1. Tata Ruang
     2. Tata Upacara
     3. Tata Tempat
     4. Tata Busana
     5. Tata Warkat

D. Dalam Aturan Kegiatan Protokol terdapat beberapa hal yang harus di atur yaitu
     1. Tata Cara
     2. Tata Krama
     3. Aplikasi Aturan 

E. Jenis lingkup kegiatan keprotokolan yang harus dipahami
    1. Jenis Kegiatan Kenegaraan
    2. Jenis Kegiatan akademik/perguruan tinggi
    3. Jenis Kegiatan Umum

SILAKAN KALIAN SIMAK TAYANGAN VIDEO DI ATAS, KEMUDIAN SEBUTKAN LANGKAH-LANGKAH APA SAJA YANG TERDAPAT DALAM KEGIATAN PROTOKLER KESEHATAN TERSEBUT ( MINIMAL 5 LANGKAH) SILAKAN DIJAWAB DI PRESENSI 

SELAMAT BELAJAR DAN SUKSES

KELAS XII RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

     

               SELAMAT BELAJAR SEMOGA SUKSES