VISI MISI BKK SMKBATIK 2 SURAKARTA

 

                           

                           STRUKTUR  ORGANISASI BKK SMK BATIK 2 SURAKARTA

LATIHAN SOAL KESEKRETARISAN

 LATIHAN  SOAL  KESEKRETARISAN    

SeSerangkaian kegiatan yang berkaitan dalam aturan acara kenegaraan secara resmi yang meliputi tata tempat,tata upacara dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan sesuia dengan jabatan dalam  pemerintah atau masyarakat menurut UU no. 09/2010 merupakan definisi dari....

a.       Protokol

b.       Humas

c.       Keprotokolan.

d.       Kehumasan

e.       Susunan Acara

2.       Protokol bukan orang melainkan sistem atau aturan. Protokol dalam pengertian pengatur acara memiliki tugas menentukan ....

a.       Tata busana

b.       Tata kepegawaian

c.       Tata acara.

d.       Tata penulisan

e.       Tata makan

3.       Fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotoklan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara, merupakan fungsi....

a.       Perencanaan

b.       Pengambilan keputusan.

c.       Pengorganisasian

d.       Pengawasan

e.       Penggerakan

4.       Seorang protokoler harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan efektif karena selalu berhubungan dengan bagian lain. Berikut ini beberapa point penting sebagai syarat protokoler:

a.       Mampu menyimpan arsip

b.       Bermental kuat dan berkepribadian tangguh.

c.       Mampu menulis surat masuk dan keluar

d.       Terampil mengetik 10 jari buta

e.       Terampil digitalisasi

5.       Memiliki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain serta dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi/perusaan merupakan syarat dari petugas...

a.       Agendaris

b.       Protokol

c.       Humas

d.       Arsiparis

e.       Humas dan Protokol.

6.       Dalam rapat terkadang  ada peserta rapat yang belum sarapan atau makan siang maka perlu adanya konsumsi yang berupa makanan kecil dan minuman. Hidangan makanan dan minuman (snack) perlu diberikan kepada peserta dalam rapat dengan tujuan....

a.       Memberi semangat yang tinggi pada peserta rapat.

b.       Membuat kegaduhan dalam kegiatan rapat

c.       Memberi kesan penyambutan yang baik bagi peserta rapat

d.       Membuat suasana yang campuraduk

e.       Menghindari gangguan saat berlangsungnya rapat

7.       Ruangan rapat yang menyenangkan adalah udara ruangan yang bersih, tata warna yang cerah dan disesuaikan dengan jenis rapat yang diselenggarakan. Berikut  bentuk tata ruang rapat yang cocok untuk  jenis rapat demokratis

a.       Bentuk kelas

b.       Bentuk persegi panjang

c.       Bentuk otoriter

d.       Bentuk lingkaran.

e.       Bentuk  Theatre Style Seating

8.       Rapat yang diadakan tidak berdasarkan  peencanaan, dapat terjadi kapan saja, di mana saja dan terjadinya secara kebetulan disebut diskusi . Sedangkan diskusi   tersebut termasuk jenis rapat non formal bila ditinjau dari....

a.       Jangka waktu

b.       Frekfuensinya

c.       Sifatnya.

d.       Tujuannya

e.       Fasilitasnya

9.       Pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumnetasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat di sebut....

a.       Bebas terbatas.

b.       Ketat

c.       Closed Controled

d.       Replay

e.       Gabungan

10.   Saat mengadakan table manner yang perlu kita perhatikan  selain cara duduk, cara mengambil makanan, juga kita perhatikan  bagaimana cara meletakkan peralatan makan setelah selesai makan.  Berikut adalah gambar setelah selesai maka....

a.       Sedang ishoma tetapi masih ingin makan lagi.             

b.       Selesai makan dan sudah kenyang

c.       Menu hidangan tidak enak

d.       Acara  makan masih berlangsung dan bermaksud menambah makanan lagi

e.       Masih belum kenyang dan minta nambah walau acara sudah selesai

11.   Ada hal hal yang perlu kita pehatikan saat kita bekerja di manapun. Kita dalam bekerja yang berkompeten dan agar dapat  berbicara dengan baik, perlu diperhatikan….

a.       Keramahan dan kewibawaan

b.       Keramahan dan sikap membantu serta tegas

c.       Keramahan, sifat rendah diri dan kewibawaan

d.       Keramahan, ketegasan, kewibawaan

e.       Keramahan, sifat rendah hati, sifat membantu dan kewibawaan.

 

12.   Seseorang atau kelompok orang yang datang ke sebuah perusahaan  atau organisasi untuk kepentingan tertentu. Dengan  mengikuti etika prosedur kerja disebut...

A         Reseptionist

B         Tamu Kantor.

C         Tamu pribadi

D         Tamu undangan

E         Catatan Tamu

 

13.   Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu.  Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu diantaranya....

a.       Menyambut, menerima dan mempersilakan tamu  duduk terlalu lama menunggu

b.       Berbasa basi dengan tamu dengan singkat agar pembicaraan tidak melantur.

c.       Apabila tamu harus menunggu maka tamu diajak ngobrol sampai pimpinan datang

d.       Menghubungi pimpinan dengan  suara lantang agar segera terdengar oleh tamu

e.       Membiarkan tamu berkeliling sampai sudut ruangan agar terkesan  akrab

14.   Salah satu tugas sekretaris adalah melayani tamu. Apabila tamu yang bersangkutan belum mempunyai perjanjian terlebih dahulu maka seorang sekretaris harus segera....

a.       Memastikan apakah pimpinan bersedia bertemu dan mencatat identitas tamu jika pimpinan tidak bersedia bertemu.

b.       Memberitahukan tamu bila pimpinan tidak ada di kantor

c.       Menanyakan pimpinan dengan menyerahkan kartu tamu

d.       Menemui tamu untuk bertemu dengan sekretaris karena belum ada janji temu

e.       Mempersilakan tamu untuk duduk menunggu pimpinan sampai datang

15.   Etika berkunjung ke kantor orang lain sangatlah penting. Saat kita sebagai tamu di dalam ruangan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan ....

a.       Segera duduk apabila ada tempat duduk

b.       Memakai wangi-wangian dan berdandan glowing agar kelihatan orang kantoran

c.       Saat duduk perhatikan posisi duduk dengan menyilangkan kaki

d.       Mengunyah permen dengan pelan-pelan

e.       Mengucapkan terima kasih setelah dipersilakan duduk.

16.   Tamu kantor yang biasanya menawarkan komisi khusus dan hanya pantas dibicarakan dengan pimpinan merupakan tamu yang berkepentingan untuk menawarkan barang/jasa. Tetapi ada tamu tertentu yang ditolak oleh petugas kantor yaitu tamu yang ...

a.       Tamu yang memiliki urusan penting

b.       Tamu yang mempunyai complain

c.       Tamu yang menagih utang

d.       Tamu yang tidak  beridentitas.

e.       Tamu dari aparat pemerintah untuk kunjungan khusus

17.   Hubungan komunikasi yang diadakan oleh anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan masalah secara terencana dan terorganisasi  disebut…

a.     Rapat  

b.       Paguyupan

c.       Ceramah

d.       Perkumpulan

e.       Pidato

18.   Kegiatan pertemuan singkat dan padat untuk memberikan pengarahan, informasi penting, atau instruksi dari atasan kepada bawahan sebelum memulai tugas atau kegiatan tertentu.

a.       Pertemuan

b.       Briefing

c.       Diskusi

d.       Pidato

e.       Rapat

 

 

19.   Jenis –jenis rapat kita pahami diantaranya rapat tertututp, semi tertutup, terbuka Rapat juga bisa diadakan di tempat terbuka, tidak mengikat, peserta dari semua kalangan masyarakat . Kampanye, rapat akbar, pengajian umum merupakan jenis pertemuan massa yang bertujuan….

A               Merundingkan masalah

B               Mencari dukungan

C               Diskusi Akbar

D               Mengajak berdiskusi

E                Memikirkan solusi

20.   Dalam suatu rapat peran pemimpin rapat sangat mempengaruhi lancarnya sebuah musyawarah. Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar...

A               Berpartisipasi pasif dalam rapat

B               Menyediakan konsumsi rapat

C               Berdebat dalam rapat

D               Turut aktif dalam rapat

E                Memonitorr peserta rapat yang lain

 

MATERI KEARSIPAN KELAS X

Blog: daryanianie

 

Arsip Administrasi

Pengertian arsip

Menurut Etimologi

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

1. 3.    Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

 

 

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip dapat digolongkan atas berbagaI jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:  
 

A.  Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.  Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a.       Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

• Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

• Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.      Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Ø      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Ø      Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

            lembaga/instansi penciptanya. 

C. Berdasarkan sifat

  Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

D. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

E. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

      Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)